Timemanagement
Misschien schuift u dit woord het liefst een eind voor uit. Het managen van je tijd, dat is ingewikkeld of vindt u niet passen bij uzelf. Niet leuk om te doen!?
Maar managen van uw tijd is wel verstandig. Het creëert rust in je hoofd en geeft structuur aan de werkzaamheden. En dat geeft weer ruimte voor andere zaken die ook belangrijk zijn. Mijn advies: ga voor categorie 2!
Manage je time = timemanagement
Hoe zit dat bij u: beheerst u zelf uw dagindeling of beheerst uw dagindeling u en houdt u het op ‘de waan van de dag’?
Werkzaamheden kunnen natuurlijk opgepakt worden in volgorde van waar u die dag zin in hebt. Dan kunt u de dag afsluiten met een tevreden gevoel, want u heeft leuke dingen gedaan.
Maar het is de vraag of die leuke dingen ook de juiste werkzaamheden waren. Juist in relatie tot wat het beste is voor de onderneming. En heeft zo’n willekeurige dagindeling wel het gewenste effect?
Timemanagement: praktisch
Natuurlijk is het mogelijk om alle werkzaamheden op een stapel te leggen. U scant dan iedere werkdag even de stapel en pakt die werkzaamheden er uit die u het meest voor de hand vindt liggen. Omdat ze boven op liggen, of omdat langer uitstel niet meer kan.
Maar timemanagement is een veel doelmatiger manier. Die vraagt wel om discipline en hoe doe je dat.
Alle werkzaamheden zijn namelijk in te delen in een van deze categorieën:
1. Belangrijk en prioriteit: het moet nu gebeuren;
2. Belangrijk maar geen prioriteit: het moet binnenkort gebeuren;
3. Niet belangrijk maar prioriteit: het moet eigenlijk wel nu gebeuren;
4. Niet belangrijk en geen prioriteit: het kan nog wel even wachten.
Belangrijk en prioriteit
Dit zijn zaken die van wezenlijk belang zijn voor het reilen en zeilen van uw onderneming of voor het welbevinden van uw personeel. Of u heeft ze steeds vooruit geschoven en verder uitstel is niet meer verstandig. Het kan niet langer wachten en het mag niet langer wachten.
Mijn advies: timemanagement is tijd reserveren voor deze werkzaamheden en dat ook vastleggen in uw agenda. Doe geen concessie maar handel deze zaken zo snel als kan en tijdig af.
Belangrijk maar geen prioriteit
Ook deze zaken zijn van wezenlijk belang, maar de stip op de horizon waarop het afgehandeld moet zijn ligt iets verder weg.
Mijn advies: timemanagement is deze werkzaamheden zodanig inplannen, dat ze ruim voor de gewenste deadline afgehandeld zijn.
Niet belangrijk maar prioriteit
Te lang onder op de stapel gelegen, maar nu moet het afgehandeld worden.
Mijn advies: timemanagement is iedere dag een of meerdere van deze werkzaamheden inplannen, afhankelijk van de tijd die het zal vragen.
Vraagt het veel tijd en is het niet uitdagend? ‘Knip’ het werk dan in behapbare stukken en smeer het uit over een aantal dagen.
Of vraag tijdig iemand anders om het te doen.
Niet belangrijk en geen prioriteit
Vaak zijn dit zaken die al op de lange baan geschoven zijn, omdat ze minder interessant zijn. Of u vindt het verspilde tijd.
Mijn advies: timemanagement is ook tijdig uitbesteden. Delegeren is ook een optie!
Timemanagement: ga voor categorie 2!
Ook voor timemanagement gaat de 80/20 regel op. Plan niet uw hele dag vol, maar laat ruimte voor wat de dag gaat brengen.
Gaat u uw werkzaamheden echt op deze manier werken, dan zal er nog maar weinig overblijven wat onder categorie 1 vallen. Categorie 2 staat dan met stip bovenaan.
En merkt u dat het werkt: houden zo en vier dat moment, dat mag ook!
Mijn oplossing
Vindt u het lastig om timemanagement op te pakken of die werkwijze vast te houden? Wel eens aan gedacht om een professional op dit gebied in te schakelen? Als de Hollandse Professional creëer ik graag de nodige zuurstof, ook op dit vlak.
Reageren?
Ik hoor graag uw ervaring, verhaal of visie.
Stuur mij een e-mail.