Notuleren is bewijsmateriaal maken

Bewijsmateriaal

Notuleren: het maken van een verslag van een vergadering of overleg. Dat wat besproken en besloten is, wordt op een heldere en beknopte wijze aan papier toevertrouwd. Het bewijsmateriaal dat er vergaderd is!
Altijd handig om later nog weer te lezen wat er besproken is en ook waarom een bepaald besluit genomen is.
Hoewel een notulist weinig zal zeggen tijdens een vergadering is hij of zij wel een belangrijk persoon in dat gezelschap.

Goede notulen

In de maand november was ik notulist bij diverse vergaderingen. En dus had ik notulen die uitgewerkt moesten worden.
Er zijn mensen die denken dat het uitwerken van notulen iets is wat met een vingerknip is gedaan. Zo werkt het niet en zo’n opmerking doet ook geen recht aan de persoon die notuleert. Het is wel degelijk een vak dat bepaalde vaardigheden vraagt en om nauwkeurig werken vraagt.

Als notulist wil je goede notulen afleveren. Wat zijn je tools?

• Luisteren is een eerste vereiste en het vraagt de nodige concentratie en bij de les blijven, ook als een discussie ineens van richting veranderd en over ‘bijzaken’ gaat;
• Het gebruik van heldere en beknopte taal in het verslag. Dat leest makkelijk en vlot en geeft geen ruimte voor vraagtekens;
• Een goede weergave van wat besproken en/of besloten is of wie er actie moet of gaat ondernemen;
• Een verslaglegging die in neutrale bewoordingen recht doet aan ieders inbreng;
• Een document dat oogt als een strak geheel met een goede opmaak. De verschillende agendapunten, acties en besluiten zijn direct te herkennen.

Het kost je minimaal 1,5 keer de vergadertijd om dit alles te bereiken.

Voorbereiding

Als ik gevraagd word om ergens te notuleren, dan vind ik het normaal om van te voren de agenda met de onderliggende documenten te ontvangen. Ik kan me dan verdiepen in wat er besproken is en gaat worden.
En ik kan alvast digitaal een concept maken. Tijdens de vergadering werk ik in dat document.
Ik vind het prettig om de notulen op de laptop te maken. Typen en luisteren zijn twee zaken die ik goed tegelijk kan doen. Het voordeel van blind typen!

Poolse landdag?

Wat ook heel prettig is bij een vergadering is een goede voorzitter. Maar dat hoeft nog geen garantie te zijn dat een vergadering gesmeerd verloopt.
Iedereen wil graag zijn/haar zegje doen en soms lijkt het wel een Poolse landdag. Hoe pakt een voorzitter dat op? Wordt de lijn van het agendapunt goed bewaakt? Of komen er in het verlengde daarvan nog andere kikkers uit de kruiwagen en worden er ineens zijwegen bewandeld?

Als notulist schakel je constant. Als je bij een bepaald overleg een eerste keer moet notuleren, betekent dat voor jou schakelen naar je hoogste versnelling: alle aanwezigen weten wat er in vorige overleggen is besproken. Men kent elkaar en dus ook elkaars stokpaardje.
Soms lijkt het of een vergadering verloopt als een Poolse landdag. Dan is het helemaal een schone taak voor de notulist om een correcte weergave van het besprokene te geven, waarmee recht wordt gedaan aan ieders inbreng.

Toch een mooi vak

Ervaring in het notuleren is dan wel erg gemakkelijk. Maar ervaring betekent niet dat je vlugger kunt uitwerken. Ervaring betekent bijvoorbeeld wel, dat je tijdens een vergadering weet waar je op moet letten en dat je bij het uitwerken gebruik maakt van bepaalde standaardzinnen om samen te vatten wat er besproken is.

Wat ik een boeiende bijkomstigheid vind met betrekking tot notuleren: het is goed voor je algemene ontwikkeling.
Je hoort nog eens wat, hoewel het ook om vertrouwelijke informatie kan gaan. Dan knoop ik mijn mond dicht en breng die informatie niet naar buiten.
Maar onderwerpen die gaan over ontwikkelingen in onze maatschappij en over de economie: altijd interessant. En als je er daarna nog eens iets over leest in de media is dat altijd leuk en goed voor je eigen meningsvorming.
Kortom: notuleren blijft een mooi vak en vooralsnog is hier nog geen vervangend product voor bedacht. Gelukkig maar…

Reageren?

Reageren of ook behoefte aan een goede notulist?
Bel me of stuur me een e-mail.