Wanneer komt de postbode?

Digitale postbus

Pasgeleden was mijn vriendin Annery op bezoek. We hadden afgesproken dat zij bij mij zou eten. Zo’n maaltijd samen is altijd een moment om 100% aandacht aan elkaar te kunnen geven. Waardevolle momenten zijn dat. Tijd om elkaar te bevragen hoe het met je gaat.

Zij vertelde dat ze door haar onregelmatige werk al een paar dagen niet in de gelegenheid was om de e-mail te checken en de digitale postbus leeg te maken. Ze wist wèl dat er weer een hele stapel digitale post was ontvangen.
Op mijn vraag wat zij dan allemaal aan berichten ontving, antwoordde ze dat er ook veel reclame tussen zit.

Tja, dat is iets wat je zelf hebt toegestaan. De digitale sticker ‘nee geen reclame’ kun je helemaal zelf regelen. Het kost maar een klein beetje moeite door je snel af te melden. Het scheelt veel in je e-mailbox.

Postbode

Weet jij hoeveel e-mail je per dag ontvangt?
Vroeger kwam de postbode een keer per dag een stapel post brengen. Dat was te overzien.
Digitale post gaat de hele dag door. Die postbode werkt 24 uur/7 dagen per week. Hoe ga je daar mee om en hoe zorg je dat jij het de baas blijft?

Je werk gestructureerd en gedisciplineerd doen is niet voor iedereen gemakkelijk. Maar je kunt het leren en als je het toepast levert het je gegarandeerd tijdwinst op en, niet onbelangrijk, rust in je hoofd.
De tijd die je er mee wint kun je gebruiken als ‘lummeltijd’, de benen op tafel: tijd om creativiteit te laten borrelen en inspiratie op te doen om de dynamiek in je onderneming er in te houden.

Structuur en discipline

Wil je meer gestructureerd omgaan met je e-mail?
Gebruik bijvoorbeeld deze tips:

• Reserveer iedere dag ongeveer 15 – 30 minuten voor het scannen van de binnengekomen berichten. Of verdeel het in twee momenten: ’s morgens en aan het eind van je werkdag;
• Meld je af voor nieuwsbrieven die geen meerwaarde meer bieden. Heel simpel: onderaan de betreffende nieuwsbrief klik je op ‘afmelden’ en het is geregeld;
• Als het niet echt nodig is, beantwoordt berichten dan niet aan ‘allen’, maar alleen aan de persoon voor wie het antwoord bestemd is. Doe het antwoorden aan ‘allen’ alleen als het ook daadwerkelijk zinvol is voor de overige geadresseerden;
• Archiveer de berichten in je inbox, door een aantal mappen te maken met namen van onderhanden projecten en een map ‘nog af te handelen’ Dit ruimt je e-mailbox al behoorlijk op;
• Handel berichten, die je in twee minuten kunt beantwoorden, ook gelijk af. Moeten ze bewaard blijven? Verplaats ze daarna naar de betreffende projectmap;
• Of …. maak van het bericht een ‘word’-document door de tekst te knippen en plakken in ‘word’ of sla het direct op als pdf-document (afhankelijk van je e-mailprogramma). Sla het op in je digitale archief met een herkenbare en unieke documentnaam;
• Ontkoppel meegestuurde bijlagen die je wilt bewaren. Sla ze eveneens op met een herkenbare en unieke documentnaam in je digitale archief.

Het klinkt misschien allemaal heel simpel. Maar ik realiseer me, dat de ‘waan van de dag’ en grote spelbreker kan zijn om niet toe te komen aan structuur en discipline.
En lukt het je om de discipline vast te houden? Vier dat en geniet ervan dat het lukt!

Reageren?

Misschien hèt moment om de Hollandse Professional in te schakelen? Ik creëer in dergelijke situaties graag de nodige zuurstof!
Bel of mail me.

Reageren op mijn blog mag natuurlijk ook. Ik wacht het met nieuwsgierigheid af!