Een goed geïnformeerde secretaresse heeft waarde!

Afwachten of zelf halen?

Het vak van secretaresse kent een veelheid aan varianten. Varianten als bijvoorbeeld algemene of generieke kennis en lichte of zwaardere verantwoordelijkheden. Veel bedrijven werken tegenwoordig met een secretariaat of secretaressepool: alle secretaresses zijn bij elkaar zijn gezet en er wordt verwacht dat de werkzaamheden gezamenlijk worden opgepakt. Ik zie dat als een afwaardering van een waardevol vak. En zo’n pool heeft een grote valkuil: gebrek aan goede kennis van de onderneming! Al werk je dan bij een onderneming waar algemene kennis op secretariaatsniveau voldoende is, er is altijd een stapje meer te zetten.

Want waar iedere secretaresse in mijn ogen in zou moeten uitblinken is, weten wat er speelt in de onderneming of organisatie, wat de werkzaamheden van de collega’s zijn, welke specialismen of kennisgebieden de collega’s hebben en wat de stand van zaken van de werkzaamheden is. Weet en secretaresse dit, dan is zo’n kei van een secretaresse goud voor de onderneming! Het kan natuurlijk zo zijn dat zij die informatie niet toegespeeld krijgt. Juist dan kan zij haar waarde laten zien door die informatie op te halen bij de collega’s.

Groot is meestal niet beter!

Het verhaal dat ik onlangs hoorde van een beleidsambtenaar van een gemeente in mijn woonomgeving onderstreept wat ik hierboven beweer en bevestigde mij in de gedachte dat groter meestal niet beter is.

De strekking van het verhaal was, dat de beleidsambtenaar gericht advies nodig had als input voor een beleidsadvies op het gebied van de leefomgeving. Hij heeft dan de keus om advies in te winnen bij een groot adviesbureau of bij een klein adviesbureau ‘om de hoek’. Hij kiest dan liever voor dat bureau ‘om de hoek’! Waarom? Als hij belt met zo’n groot adviesbureau, neemt een van de dames van het secretariaat de telefoon op. Hij vertelt wat hij wil en wat zijn wensen zijn. Dan blijkt dat de dame blijkbaar niet op de hoogte is van de specialisatie van haar collega’s en niet doorverbindt met de juiste persoon. Maar deze dame biedt ook niet aan, dat zij navraag gaat doen bij de collega’s en dat er teruggebeld wordt.

Ook is zijn ervaring, dat een groter adviesbureau niet het product levert waar hij echt goed mee geholpen is. Er miste duidelijk specifieke kennis van de regio. Wat een gemiste kans! Deze ervaring maakt dat hij geen poging meer doet om zo’n bureau in te schakelen. Hij zet zijn vraag gelijk maar uit bij het adviesbureau ‘om de hoek’. De lijnen zijn kort, de kennis van de regio is uitstekend en het opgeleverde eindresultaat is naar volle tevredenheid. En met een goede prijs-kwaliteit verhouding. Uit deze case blijkt maar weer eens dat een secretaresse (of zelfs een telefoniste) een grote rol kan spelen bij het binnenhalen van klanten en opdrachten. Klanten en opdrachten/orders: twee aspecten die de spil in het bestaan van een onderneming of organisatie zijn.

Mijn advies

Zorg dat deze dames weten wat de collega’s doen, dat ze kennis hebben van het vakgebied van de collega’s en van waar de onderneming voor staat. Maar ook dat ze, wat de geschetste casus betreft, zelf kennis hebben van wat er in de regio speelt en wat voor het adviesbureau van belang kan zijn, waardoor aan de telefoon een goede indruk gemaakt en adequaat gehandeld kan worden. Groot hoeft niet voor log te staan. ’t Is maar hoe je als secretaresse je waarde wilt inzetten. Een leven lang willen leren: doe het als secretaresse en stimuleer het vanuit de onderneming. Pak het creatief op, dat kost de minste tijd, vraagt een laag budget en geeft vaak het hoogste resultaat! Een optelsom die staat voor waardevolle secretaresses.

Reageren?

Of heb je een andere kijk? Ik hoor het graag! Zeker onder het genot van een kopje koffie. Mail of bel me.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *